華智分享：面對成本超標，ERP系統(tǒng)應該如何改善？
發(fā)表于：2019/12/3 13:53:00??閱讀量： [關閉]
由于各種不可抗力因素，在投入使用ERP系統(tǒng)的過程中，由于市場環(huán)境的變化，亦或者客戶自身需求的改變等，導致原來的系統(tǒng)運維使用成本超過預定計劃。所以，是時候做一些事情來改善現(xiàn)狀了。
關于ERP系統(tǒng)改善的幾點意見
數據的準確度是能夠反映ERP系統(tǒng)運行狀況的一個指標。在給ERP系統(tǒng)進行改善的時候，應該根據需要抓住基礎數據，對價格表、供應商明細表等記錄進行審核。
具體應要核對如下幾組數據的準確率：
一、ERP系統(tǒng)賬上庫存數量與實物數量的一致性
在使用ERP系統(tǒng)后，以系統(tǒng)數據做基礎，對實物進行盤點，然后確定兩者之間的差異，并做原因分析，還可以了解用戶是否按標準在操作。
二、訂單中的未交貨明細
包括采購訂單上的未交貨明細和銷售訂單上的未交貨明細，根據其他單據更新的采購訂單和銷售訂單，同時涉及多部門合作，如有問題，就要采取措施，來確保各部門的友好協(xié)作。
三、需要查看單據編號等是否符合要求
企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之前，一般都需要編制一套編碼規(guī)則，包括各種單據的編號、產品編號、員工編號等。在實際工作中，員工流動及其他原因會導致編碼混亂。不一致的編碼規(guī)則會導致其它部門查詢數據的困難。故在改善時，可以查詢員工是否按編碼規(guī)則在進行編碼，并加強對相關用戶的培訓。
現(xiàn)在大部分ERP系統(tǒng)都是以流程驅動的。也就是說，根據業(yè)務流程來開發(fā)、設計、實施、操作ERP系統(tǒng)。這就給了我們ERP系統(tǒng)改善的指標，即評估企業(yè)用戶操作流程的標準化。
在評估這個指標的時候，需要抓住企業(yè)的關鍵流程，具體抓住以下幾個流程即可。
1.銷售循環(huán)流程
包括客戶審核、信用復核、銷售接單、發(fā)貨等多個環(huán)節(jié)。建議抓住關鍵環(huán)節(jié)的關鍵點，看看用戶操作是否到位。
2.相關計劃的操作流程
如對于先接單后采購的企業(yè)來說，需要根據銷售訂單來生成采購計劃。在改善時，就需要考慮后續(xù)的操作跟這個計劃的符合程度。一般來說，如果計劃與實際符合，需要先更改計劃，而不能夠直接在后續(xù)的單據中進行更改。如銷售訂單有變化，就需要先更改銷售訂單，然后再根據更改后的銷售訂單來調整銷售計劃與采購計劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現(xiàn)這里有不一致，那么系統(tǒng)稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續(xù)的措施。
3.采購循環(huán)流程
在這個流程中，主要是采購單流程與采購收貨流程。對于采購單來說，企業(yè)是否允許無單采購，一般都要求有原始的單據。系統(tǒng)稽核人員可以在ERP系統(tǒng)中導出沒有原始單據的采購訂單，然后進行追蹤分析。在給ERP系統(tǒng)體檢時，可以分析單據是否完備。如果完備的話，則說明相關操作按流程辦事，否則就需要進行后續(xù)的完善操作。
4.付款流程
對于ERP系統(tǒng)來說，付款業(yè)務主要就是核對相關單據的內容。如對于供應商付款來說，需要考慮采購訂單、供應商發(fā)票、入庫單等單據是否齊備，金額是否有問題。同時還需關注，有沒有重復付款的單據等。分析這些單據，可以判斷與付款相關的用戶在操作上是否標準，有沒有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。
5.注意一些特殊的流程
還有一些企業(yè)管理層比較重視的內容，如預收款、預付款業(yè)務，這便需要做特殊流程。如對于預收款業(yè)務來說，需要客戶付款后才能夠安排生產或者安排出貨。
當ERP系統(tǒng)運用的比較熟練之后，用戶對ERP系統(tǒng)的依賴程度會很強。一旦有ERP系統(tǒng)不能夠正常運行的情況，用戶將無法開展正常的工作。這就給了ERP系統(tǒng)改善的第三個指標，即做好用戶改善。
依照實踐經驗，從涉及IT部門具體動作的層面，理清對應的工作思路，讓大家做到心中有譜。
1、隨時隨地培訓各級員工，規(guī)范操作
ERP實施完成后，培訓的工作告一段落。然而隨著ERP人員的變更、以及企業(yè)業(yè)務的變化，導致ERP用戶遇到這樣那樣的問題。
有的ERP用戶憑借自己對系統(tǒng)的初步了解，遇到問題隨機應變，表面上看及時處理了工作的實際問題，但由于不規(guī)范，從而導致后續(xù)各種問題的出現(xiàn)。如：倉庫操作過程中，一些參數選擇不慎問題，導致財務數據出現(xiàn)錯誤。
因此ERP專職人員，不定期要到現(xiàn)場去，要隨時隨地培訓員工，不斷完善操作用戶操作手冊，讓ERP用戶依照標準的流程進行操作。這樣就能保持ERP用戶對系統(tǒng)的熟習程度在一定水準上。遇到例外問題，也會及時報告，避免擅自處理帶來的沖突。
2、搞好激勵機制，充分調動公司非IT資源，關注ERP的改善
某些問題的解決可以有比較長的時間，這是持續(xù)改善有利的條件之一。這時候就要鼓勵ERP用戶去研究ERP系統(tǒng)本身。我們可以在測試環(huán)境，變化一些參數設置，或起用一些原來未曾使用過的功能，從容不迫地解決業(yè)務中的實際問題。
其次ERP用戶參與多了，解決問題的機會就會多起來。特別是ERP用戶在對業(yè)務本身很熟悉，若加上深入了解自己相關的ERP系統(tǒng)，提出的解決方案就會更加有效，彌補ERP專職人員的不足。
3、研究業(yè)務、關注現(xiàn)場
在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，一個業(yè)務的問題涉及的流程，不僅僅跨越崗位、部門，甚至有機會跨越不同的公司，因此，IT專職人員，就需要認真學習業(yè)務，從IT的角度來審視，是否有機會利用ERP系統(tǒng)改善現(xiàn)有流程。
套用現(xiàn)在流行的管理語言就是：接觸，觀察，傾聽，提問，滲透，影響。
4、順應時機，導入關聯(lián)新技術，擴大ERP系統(tǒng)的影響
我們要敢于承認ERP系統(tǒng)的不足，在特定動作上，不僅僅可以依賴手工操作解決，在條件允許的情況下，也可以導入成熟的新技術，彌補ERP系統(tǒng)的不足。
維護和升級是ERP持續(xù)改善的工作之一。企業(yè)定期檢查ERP系統(tǒng)，才能及時掌握ERP現(xiàn)狀，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可立即采取相應解決措施。
總而言之，ERP的持續(xù)改善不是一蹴而就的，希望通過以上要點進行優(yōu)化后，都能達到企業(yè)自身想要的效果。(文章來源網絡，如有侵權請聯(lián)系刪除)
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